Будь-який документ у Sklado (відвантаження, прихід, рахунок, замовлення, переміщення, інвентаризація, списання, оприходування) проходить через три головні стани.
Статуси
- Чернетка — документ створено, але ще не впливає на склад/гроші. Можна редагувати все: контрагент, дата, позиції, ціни, кількості. Тільки чернетку можна видалити — проведений документ спочатку треба розпровести.
- Проведено — натиснули кнопку «Провести». Товари списались зі складу (для відвантаження) або зайшли на склад (для приходу), оплати потрапили в касу/банк, борг контрагента перерахувався. Форма заблокована для редагування — це захист, щоб залишки на складі і фінанси не розійшлися.
- Закрито — фінальний стан, документ вже не редагується. Зазвичай для замовлень клієнта, які вже виконані і оплачені.
- Скасовано — документ анульовано, але збережено в історії для аудиту.
Як відредагувати або видалити документ, який уже проведений
Щоб відредагувати або видалити проведений документ — спочатку треба його розпровести:
- Відкрийте документ (наприклад, відвантаження зі списку)
- Вгорі натисніть кнопку «Скасувати проведення» — товари повернуться на склад, оплата відкотиться, документ стане чернеткою
- Тепер можна або відредагувати і провести знову, або видалити
Чому не можна редагувати проведений напряму
Це стандартна логіка облікового софту (так само у МойСклад / 1С / SAP). Якщо дозволити змінювати проведений документ напряму:
- Складські залишки розійдуться з реальними (відвантажили 5 штук, а в системі показує 3 бо хтось «виправив»)
- Чеки ПРРО Checkbox уже передані в податкову — їх не можна змінити заднім числом
- Звіти за період почнуть «гуляти», бухгалтерська звітність зламається
Через схему «скасувати → відредагувати → провести» все перераховується чисто і коректно: повертаються правильні залишки, формуються нові рухи коштів, історія аудиту зберігається.
Що видно у формі коли документ заблокований
- Поля сірі, ввести нічого не можна
- Внизу під формою — підказка типу «Документ проведено — редагування заблоковане. Скасуйте проведення, щоб повернути залишки.»
- Кнопка «Скасувати проведення» — вгорі справа біля назви документа
Бронювання товару при замовленні
Коли замовлення клієнта проведено — товари з нього заброньовані: вони є на складі, але зарезервовані для цього замовлення і в продаж не підуть.
При частковому відвантаженні знімається бронь тільки на відвантажену кількість. Наприклад: замовили 10 одиниць, відвантажили 4 — 6 лишаються заброньованими. Якщо скасувати проведення відвантаження, ці 4 одиниці знову стануть заброньованими.
Закриті документи
Якщо документ у статусі Закрито — кнопки «Скасувати проведення» вже немає. Це означає що процес повністю завершений (товар відвантажений, оплачений, повернень не очікується). Якщо все одно треба внести зміну — створіть коригуючий документ (наприклад, повернення на склад) або зв'яжіться з підтримкою.